1. OBJETIVO.

Establecer los criterios para la recolección, tratamiento, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por SM TECH PARTNERS S.A.S., subordinadas y sus filiales.

2. ALCANCE.

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales con el objetivo de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el Artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

3. OBLIGACIONES.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales, quienes actúan como Responsables del Tratamiento de Datos Personales.

4. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

SM TECH PARTNERS S.A.S. es una empresa dedicada al desarrollo de software, con domicilio principal en la Calle 7D sur # 43A 99 Piso 10 Edificio Torre Almagran, Medellín, Antioquia, Colombia. Correo electrónico admon@sourcemeridian.com, teléfono: 301028965.

5. DEFINICIONES.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo la recolección y el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales, actuando en calidad de Responsables del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades productivas y comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores, ex trabajadores, familiares de estos, contratistas, proveedores, clientes, socios, consumidores, acreedores, deudores a cualquier título, entre otros, sin que la enumeración signifique limitación.

7. FINALIDAD.

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales con las siguientes finalidades:

1. Para el envío de información a sus trabajadores y/o familiares.
2. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por SM TECH PARTNERS S.A.S. o sus filiales con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
3. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero/a permanente).
4. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
5. Mantener la base de datos de los clientes a los cuales se les han prestado los servicios ofrecidos por SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales de acuerdo con las necesidades particulares de los mismos, con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes en cumplimiento del objeto social de la compañía.
6. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales.
7. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s) por parte del área comercial.
8. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
9. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual SM TECH PARTNERS S.A.S. o sus filiales tengan vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de las mismas.
10. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
11. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
12. Para las gestiones de: Facturación, Cobros y Pagos.
13. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
14. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
15. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos o los de sus aliados estratégicos.
16. Para actividades de mercadeo, de investigación, estadísticas, Histórico de Relaciones Comerciales, Publicidad, Promociones y encuestas de opinión y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia, en desarrollo del objeto social de la empresa.
17. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
18. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores, ex trabajadores, familiares de estos, contratistas, proveedores, clientes, socios, consumidores, acreedores, deudores a cualquier título, entre otros, sin que la enumeración signifique limitación.
19. Suministrar la información a terceros con los cuales SM TECH PARTNERS S.A.S. o sus filiales tengan relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

Las personas naturales o jurídicas cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de SM TECH PARTNERS S.A.S. o sus filiales, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales están realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SM TECH PARTNERS o sus filiales para el Tratamiento de sus Datos Personales.
3. Ser informado por SM TECH PARTNERS y sus filiales, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
5. Solicitar a SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

9. AUTORIZACIÓN.

SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales deben solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales, tales como:

1. Por escrito en el formato diseñado para ello. Este formato podrá ser virtual.
2. De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia en la cual se informe sobre la solicitud de autorización de manera expresa.
3. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso SM TECH PARTNERS S.A.S. o sus filiales asimilarán el silencio del Titular a una conducta inequívoca por medio de la cual se otorga el consentimiento.

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por SM TECH PARTNERS S.A.S. o sus filiales es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

1. Los Datos Personales que serán recolectados.
2. La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
3. Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
4. Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 de ésta Política.
5. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas / filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
• Salud.
• Vida sexual.
• Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales deberán:

1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

11. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, SM TECH PARTNERS S.A.S. o sus filiales sólo realizarán el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales deberán obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Para el caso de los empleados de la empresa esta autorización se hace mandatoria para efectos de realizar la afiliación de beneficiarios ante el sistema integral de seguridad social, entidad promotora de salud y caja de compensación familiar.

12. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales presentan el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información: Nombre completo y apellidos, Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto), Medios para recibir respuesta a su solicitud, Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información), Firma (si aplica) y número de identificación.

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Atención y respuesta a peticiones y consultas:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a SM TECH PARTNERS S.A.S. o sus filiales, a través de los medios indicados más adelante:

1. Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SM TECH PARTNERS S.A.S. o sus filiales para el Tratamiento de sus Datos Personales.
3. Información respecto del uso que se le ha dado por SM TECH PARTNERS S.A.S. o sus filiales a sus datos personales.

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales han dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

1. Comunicación dirigida a SM TECH PARTNERS S.A.S., Calle 7D sur # 43A 99 Piso 10 Edificio Torre Almagran, Medellín, Antioquia, Colombia.
2. Solicitud presentada al correo electrónico: admon@sourcemeridian.com.

Atención y respuesta por parte de SM TECH PARTNERS S.A.S.:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Atención y respuesta a quejas y reclamos:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a SM TECH PARTNERS S.A.S. o sus filiales, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

1. La corrección o actualización de la información.
2. La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
3. Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción clara de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:

SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales han dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

1. Comunicación dirigida a SM TECH PARTNERS S.A.S., Calle 7D sur # 43A 99 Piso 10 Edificio Torre Almagran, Medellín, Antioquia, Colombia.
2. Solicitud presentada al correo electrónico: admon@sourcemeridian.com.

Atención y respuesta por parte de SM TECH PARTNERS S.A.S.:

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, SM TECH PARTNERS S.A.S. o sus filiales deberán requerir al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA.

Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales, estas podrán recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

14. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES.

SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales no garantizan la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus Encargados. SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales exigirán a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

15. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES.

SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales podrán entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a la empresa cuando:

1. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales;
2. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre SM TECH PARTNERS S.A.S. y/o sus filiales y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

1. Dar Tratamiento, a nombre de SM TECH PARTNERS S.A.S. y sus filiales a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
3. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

17. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. Datos de naturaleza pública;
3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley.

18. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA.

La empresa tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política, para lo cual se coordinará por parte de quien desempeñe en la empresa el cargo de Director Administrativo y Financiero lo pertinente; inicialmente a través de los responsables de las áreas misionales, directores, jefes de oficina y coordinadores de grupo.

Para tal efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la empresa, están obligados a dar traslado a éste de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

19. LEGISLACIÓN APLICABLE.

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

20. VIGENCIA.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.

Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 1ro de Enero del dos mil veintidós (2022) y en adelante, mientras subsistan las razones legales que dan lugar a ella.

PRIMERA. OBJETO.

El presente documento regula la participación voluntaria del inscrito en el evento de innovación, desarrollo tecnológico y resolución de desafíos organizado por SM TECH PARTNERS S.A.S. (en adelante "EL ORGANIZADOR").

La participación tiene como finalidad la formulación de propuestas, modelos, diseños, algoritmos, prototipos, aplicaciones, metodologías o cualquier otra solución tecnológica orientada a resolver casos, problemas o situaciones de carácter hipotético planteadas por EL ORGANIZADOR.

SEGUNDA. PARTICIPACIÓN VOLUNTARIA.

El participante declara que su inscripción y participación se realizan de manera libre, consciente y voluntaria, sin que exista relación laboral, contractual, comercial o societaria con EL ORGANIZADOR. La participación en el presente evento está restringida a personas naturales que residan en el territorio de la República de Colombia, quienes deberán acreditar dicha condición en caso de ser requerido por EL ORGANIZADOR.

TERCERA. NATURALEZA DE LOS RETOS.

El participante reconoce que los retos, ejercicios, escenarios y pruebas propuestos durante el evento constituyen situaciones simuladas, académicas o hipotéticas, diseñadas exclusivamente con fines de innovación, aprendizaje, evaluación y desarrollo tecnológico. En tal sentido, el presente evento constituye un concurso de habilidad, conocimiento y destreza técnica, cuyo resultado depende exclusivamente de la capacidad y el desempeño del participante evaluados por un jurado, y no un juego de suerte y azar, por lo que no se encuentra sujeto a la regulación aplicable a estos últimos.

CUARTA. ORIGINALIDAD DE LOS ENTREGABLES.

El participante declara y garantiza que toda solución, diseño, documento, software, código fuente, algoritmo, prototipo, plano, modelo, metodología, informe, presentación o cualquier otro material que entregue:

• a) Es de su autoría o cuenta con las autorizaciones necesarias para su utilización.
• b) No infringe derechos de propiedad intelectual de terceros.
• c) No vulnera obligaciones de confidencialidad.
• d) No incorpora información protegida o reservada cuyo uso esté restringido.

QUINTA. LICENCIA DE USO Y PUBLICACIÓN.

Por el solo hecho de participar, el participante concede a EL ORGANIZADOR una licencia gratuita, perpetua, irrevocable, mundial, transferible, sublicenciable y no exclusiva para:

• Reproducir.
• Publicar.
• Comunicar públicamente.
• Distribuir.
• Almacenar.
• Compartir.
• Adaptar.
• Divulgar.
• Sublicenciar.
• Poner a disposición del público.

Los entregables presentados dentro del evento, mediante cualquier medio físico o digital.

La presente autorización incluye la posibilidad de alojar permanentemente dichos entregables en plataformas tecnológicas, repositorios, portales web, bibliotecas digitales, bases documentales o cualquier otro medio de acceso público.

La licencia aquí concedida a EL ORGANIZADOR es independiente y no sustituye la licencia que el participante otorga directamente al público en general sobre el código fuente de su entregable, en los términos previstos en la cláusula SEXTA. Ambas licencias son compatibles y podrán ejercerse simultáneamente, sin que la publicación del entregable bajo la Licencia MIT limite, restrinja o afecte en modo alguno los derechos aquí conferidos a EL ORGANIZADOR.

SEXTA. ACCESO PÚBLICO.

El participante reconoce y acepta que los entregables podrán ser consultados, visualizados, descargados y reutilizados por otros participantes, investigadores, instituciones, empresas o miembros del público en general.

En consecuencia, EL ORGANIZADOR no será responsable por usos posteriores realizados por terceros respecto de información legítimamente publicada en virtud de la autorización aquí otorgada.

Para hacer efectivo el acceso público y la reutilización a los que se refiere la presente cláusula, el participante se obliga a publicar el código fuente de su entregable en el repositorio de GitHub designado para el evento bajo la Licencia MIT (MIT License), incorporando un archivo "LICENSE" en la raíz del repositorio con el texto completo de dicha licencia, el nombre del participante como titular de los derechos de autor, y el año correspondiente. Dicha licencia permite que cualquier tercero use, copie, modifique, fusione, publique, distribuya, sublicencie o venda copias del entregable, siempre que se conserven el aviso de derechos de autor y el texto de la licencia en todas las copias o partes sustanciales del mismo. La adopción de la Licencia MIT no implica cesión ni pérdida de la titularidad de los derechos de propiedad intelectual del participante sobre su entregable, la cual se mantiene conforme a lo dispuesto en la cláusula DÉCIMA SEGUNDA; es, exclusivamente, el mecanismo mediante el cual se hace efectivo el acceso público previsto en esta cláusula.

SÉPTIMA. AUSENCIA DE COMPENSACIÓN ECONÓMICA.

Salvo que las bases del concurso dispongan expresamente lo contrario, la participación en el evento no genera derecho alguno a remuneración, regalías, compensaciones, participaciones económicas o pagos derivados de la publicación, consulta, reproducción o divulgación de los entregables.

OCTAVA. INDEMNIDAD.

El participante mantendrá indemne a EL ORGANIZADOR frente a cualquier reclamación judicial, administrativa o extrajudicial presentada por terceros relacionada con:

• Derechos de autor.
• Propiedad industrial.
• Marcas.
• Patentes.
• Diseños industriales.
• Secretos empresariales.
• Protección de datos personales.

Derivados de los contenidos aportados por el participante al evento.

NOVENA. PROHIBICIÓN DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL.

El participante se compromete a no incorporar en sus entregables información:

• Confidencial.
• Reservada.
• Protegida por acuerdos de confidencialidad.
• Relacionada con datos personales de terceros.

Toda información entregada se entenderá apta para su divulgación pública.

DÉCIMA. AUTORIZACIÓN DE USO DE IMAGEN.

El participante autoriza el uso de su nombre, imagen, voz, fotografías y grabaciones asociadas al evento para fines académicos, informativos, promocionales e institucionales, sin contraprestación económica adicional.

DÉCIMA PRIMERA. ACEPTACIÓN INTEGRAL.

Con la inscripción al evento, el participante declara haber leído, comprendido y aceptado íntegramente los presentes términos y condiciones.

DÉCIMA SEGUNDA. TITULARIDAD Y DERECHOS MORALES.

El participante conservará la titularidad de los derechos de propiedad intelectual sobre los entregables desarrollados, sin perjuicio de la licencia concedida a EL ORGANIZADOR conforme a la cláusula QUINTA y de la licencia otorgada al público en general conforme a la cláusula SEXTA. La indemnidad frente a reclamaciones de terceros relacionadas con dichos entregables se rige por lo dispuesto en la cláusula OCTAVA, y la ausencia de compensación económica derivada de su publicación o divulgación se rige por lo dispuesto en la cláusula SÉPTIMA.

Los derechos morales de autor se conservarán en cabeza de su autor conforme a la legislación aplicable, sin perjuicio de las facultades de explotación patrimonial de la licencia concedida al autor.

DÉCIMA TERCERA. NATURALEZA Y CONDICIONES DEL PREMIO.

El premio ofrecido a los ganadores del reto consiste en la activación de una suscripción prepagada a la plataforma Claude (Pro o Max, según corresponda), sujeta a las siguientes condiciones:

• a) La premiación no constituye, en ningún caso, entrega de dinero en efectivo ni su equivalente.
• b) Las suscripciones otorgadas como premio no son abonables a cuentas personales o empresariales preexistentes del ganador; se entregan mediante la activación de una cuenta o suscripción independiente asociada al reto.
• c) Una vez agotado el saldo o los créditos de uso de la suscripción activada, dicho saldo no será recargado por EL ORGANIZADOR bajo ninguna circunstancia.
• d) La cuenta asociada a la suscripción otorgada como premio es personal e intransferible; en consecuencia, no podrá ser cedida, vendida ni transferida a nombre de un tercero.
• e) Una vez consumidos los créditos de la suscripción otorgada como premio, la continuidad en el uso de la cuenta de Claude, incluyendo la eventual vinculación de un método de pago adicional, será una decisión exclusiva y a cargo del ganador, sin que ello genere obligación alguna para EL ORGANIZADOR.
• f) El premio no es canjeable por dinero en efectivo, ni redimible, sustituible o equivalente en otras plataformas, productos o servicios similares.
• g) Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la finalización del evento de premiación, EL ORGANIZADOR se pondrá en contacto con los ganadores, a través de los medios de contacto suministrados en la inscripción, para coordinar la entrega y activación de la suscripción otorgada como premio.

DÉCIMA CUARTA. COSTOS DE HERRAMIENTAS Y MODELOS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL UTILIZADOS DURANTE EL DESARROLLO DEL RETO.

El participante reconoce y acepta que EL ORGANIZADOR no patrocina, subsidia, paga ni asume costo alguno derivado del uso de modelos de inteligencia artificial, suscripciones, créditos de uso o cualquier otra herramienta tecnológica que el participante decida utilizar para el desarrollo y/o funcionamiento y operación de la solución desarrollada durante el transcurso del reto. La elección, adquisición y costo de dichas herramientas es responsabilidad exclusiva del participante, y es independiente de la suscripción entregada como premio a los ganadores conforme a lo dispuesto en la cláusula DÉCIMA TERCERA.

DÉCIMA QUINTA. ACEPTACIÓN DIGITAL.

La aceptación de los presentes términos y condiciones se realizará de forma electrónica, mediante la selección de la casilla de verificación ("checkbox") dispuesta para tal fin en el formulario de inscripción. Dicha selección sustituye la firma manuscrita del participante y tiene plena validez y eficacia jurídica de conformidad con la Ley 527 de 1999, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes en materia de comercio electrónico y mensajes de datos.

La selección de la casilla de verificación constituye el mecanismo mediante el cual se perfecciona la aceptación integral prevista en la cláusula DÉCIMA PRIMERA, y sustituye cualquier requisito de firma física para todos los efectos legales derivados de este acuerdo.

DÉCIMA SEXTA. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El participante autoriza a EL ORGANIZADOR para recolectar, almacenar, usar y tratar los datos personales suministrados en el formulario de inscripción, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la Política de Tratamiento de Datos Personales de EL ORGANIZADOR, con las finalidades de administrar su participación en el evento, contactarlo en caso de resultar ganador, y remitirle información relacionada con el reto. El participante podrá ejercer sus derechos de conocimiento, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales conforme a la ley y a los canales dispuestos para tal fin por EL ORGANIZADOR.

DÉCIMA SÉPTIMA. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN.

El presente documento se regirá e interpretará de conformidad con las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de su interpretación, ejecución o cumplimiento será resuelta por los jueces y tribunales competentes de Colombia, sin perjuicio de los mecanismos alternativos de solución de conflictos a los que las partes puedan acudir de mutuo acuerdo.